משרד יכול להיות סביבת עבודה יעילה ופרודוקטיבית, אך הוא יכול בקלות להפוך למקום מבורדק הטובע בניירת ובאנדרלמוסיה. מה הגורמים המשפיעים על נראותו והתנהלותו של משרד או עסק? כמובן בראש ובראשונה מידת השליטה ו"אכיפת" הסדר על ידי הסגל הניהולי של המשרד. בשילוב עם זאת, גם המשמעת וההתנהלות האינדיבידואלית של כל עובד משפיעים מאד על האווירה הכללית. לדוגמא, אם עובד שמטבעו הוא לא מאורגן דיו, יאלץ בסביבת עבודה משומנת ומסודרת להתאים את עצמו לכלל. הוא יאמץ שיטות פעולה אשר יסייעו לו ליישר קו עם שאר העובדים. פרט להווי המשרדי ישנם אלמנטים רלוונטיים לא פחות שמסייעים ליצור אטמוספרה טובה למשרד - אלו הם: שירותי משרד.
מה כוללים שירותי משרד?
משרד הוא מקום של אינטרקציה רבה, שירותי משרד מקלים מאד על יכולת שליטה והעברה של אינפורמציה לגורמים הרלוונטיים. משרד, גדול כקטן, בא במגע עם אנשים רבים, ובעלי תפקידים שונים. החל מקשרי לקוחות, שיחות פנים משרדיות, מכירה ושיווק, הזמנות ציוד וספקים, גורמים מחו"ל וכיוצא בזה. כדי לאפשר לכל אחד מגורמים אלו להיות מקושר לעסק - חובה להיות בעלי מערכת תקשורת נוחה. אם זה באופן הפשוט ביותר על ידי מערכת ניתוב שיחות, או בעזרת מזכירה איכותית, ועד שימוש בחברות פרטיות או באאוט סורסינג out sourcing(מיקור חוץ) אשר יסייעו באדמיניסטרציה של העסק או החברה. חברות קטנות יסתפקו באופציה של שירותי מזכירות המבוסס על מענה אנושי. במוקדים יותר מבוססים ניתן ליצור אינטרקציה שלמה עם מערכת אלקטרונית שיכולה לאפשר ללקוח שמתקשר לבצע פעולות שונות בלי הצורך לדבר עם נציג בכלל. מענה טלפוני כזה דורש מערכת משוכללת המבוססת על תוכנת מחשב ועולה סכום לא מבוטל. אלו הן רק דוגמאות ספורות לאופן שבו ניתן בקלות יחסית לשדרג שירותי משרד.
שירותי משרד וטכנולוגיה
בזכות התקדמות הטכנולוגיה, יותר שירותי משרד ואמצעים עימם באים במגע בזמן העבודה המשרדית מתבצעים על ידי עזרים אלקטרוניים. כך למשל, מה שפעם היה קורה בטלפון או פנים אל פנים - היום יכול להתבצע בעזרת האינטרנט. לדוגמא אפשר לקחת את שיחת הועידה. בעזרת תוכנה הניתנת לרכישה או להורדה אפשר לקיים שיחות ועידה, או מה שנקרא טלמיטינג, הכול בנחת ובלחיצת כפתור. אופציות אלו מסייעות בקשירת קשרים כלכליים עם גורמים מרוחקים, או באפשרות ניהול של צוותים אחרים של אותה חברה בסניפים אחרים שלה. גם דרכי שיווק בסיסיות כמו טלמרקטינג היום ניתן לקיים ללא מגע אדם. בעזרת מחשב אפשר לשלוח הודעה המספרת על החברה או העסק לאלפי טלפונים על ידי הקלטה של קולו של נציג או קריין מקצועי. ועדיין, זה נכון שאפשר להסתדר במשרד גם בשיטות העבודה הישנות, אבל אם הטכנולוגיה זמינה, למה לא להשתמש בה? שירותי משרד - הדור הבא כבר כאן.
מה כוללים שירותי משרד?
משרד הוא מקום של אינטרקציה רבה, שירותי משרד מקלים מאד על יכולת שליטה והעברה של אינפורמציה לגורמים הרלוונטיים. משרד, גדול כקטן, בא במגע עם אנשים רבים, ובעלי תפקידים שונים. החל מקשרי לקוחות, שיחות פנים משרדיות, מכירה ושיווק, הזמנות ציוד וספקים, גורמים מחו"ל וכיוצא בזה. כדי לאפשר לכל אחד מגורמים אלו להיות מקושר לעסק - חובה להיות בעלי מערכת תקשורת נוחה. אם זה באופן הפשוט ביותר על ידי מערכת ניתוב שיחות, או בעזרת מזכירה איכותית, ועד שימוש בחברות פרטיות או באאוט סורסינג out sourcing(מיקור חוץ) אשר יסייעו באדמיניסטרציה של העסק או החברה. חברות קטנות יסתפקו באופציה של שירותי מזכירות המבוסס על מענה אנושי. במוקדים יותר מבוססים ניתן ליצור אינטרקציה שלמה עם מערכת אלקטרונית שיכולה לאפשר ללקוח שמתקשר לבצע פעולות שונות בלי הצורך לדבר עם נציג בכלל. מענה טלפוני כזה דורש מערכת משוכללת המבוססת על תוכנת מחשב ועולה סכום לא מבוטל. אלו הן רק דוגמאות ספורות לאופן שבו ניתן בקלות יחסית לשדרג שירותי משרד.
שירותי משרד וטכנולוגיה
בזכות התקדמות הטכנולוגיה, יותר שירותי משרד ואמצעים עימם באים במגע בזמן העבודה המשרדית מתבצעים על ידי עזרים אלקטרוניים. כך למשל, מה שפעם היה קורה בטלפון או פנים אל פנים - היום יכול להתבצע בעזרת האינטרנט. לדוגמא אפשר לקחת את שיחת הועידה. בעזרת תוכנה הניתנת לרכישה או להורדה אפשר לקיים שיחות ועידה, או מה שנקרא טלמיטינג, הכול בנחת ובלחיצת כפתור. אופציות אלו מסייעות בקשירת קשרים כלכליים עם גורמים מרוחקים, או באפשרות ניהול של צוותים אחרים של אותה חברה בסניפים אחרים שלה. גם דרכי שיווק בסיסיות כמו טלמרקטינג היום ניתן לקיים ללא מגע אדם. בעזרת מחשב אפשר לשלוח הודעה המספרת על החברה או העסק לאלפי טלפונים על ידי הקלטה של קולו של נציג או קריין מקצועי. ועדיין, זה נכון שאפשר להסתדר במשרד גם בשיטות העבודה הישנות, אבל אם הטכנולוגיה זמינה, למה לא להשתמש בה? שירותי משרד - הדור הבא כבר כאן.
